2024年1月1日から、電子取引データの電子保存が完全義務化されました。すでに義務化から相当期間が経過しましたが、適切な対応ができていない事業者も少なくありません。本記事では、改めて電子帳簿保存法への対応を実務チェックリスト形式でまとめます。
【電子帳簿保存法の3つの区分】 (1)電子帳簿等保存: 会計ソフトで作成した帳簿・決算書の電子保存。 (2)スキャナ保存: 紙の請求書・領収書をスキャンして電子保存する場合のルール。 (3)電子取引データ保存: 電子的にやり取りした取引情報の保存(2024年から完全義務化)。
【電子取引データの対象範囲】 ・メールで受け取った請求書PDF ・ネットバンキングの取引明細 ・ECサイト(Amazon・楽天等)の購入明細 ・クラウドサービス(SaaS・サブスク)の利用明細 ・電子契約書(クラウドサイン等) ・スマホアプリ決済の利用明細
【保存要件のチェックリスト】 □ 保存場所が明確になっているか(クラウドストレージ or 会計ソフトの証憑保管機能) □ ファイル名のルールが統一されているか(「日付_取引先_金額」が一般的) □ 日付・金額・取引先で検索可能な体制が整っているか(検索要件) □ タイムスタンプの付与または訂正削除記録が残るシステムを利用しているか(改ざん防止要件) □ 7年間(欠損金繰越時は10年間)の保存が可能な体制か □ 税務調査時に速やかに出力・提示できる体制か
【「相当の理由」による猶予措置】 2024年から「相当の理由」がある事業者に対しては、データの紙ベース保存も認める経過措置があります。ただし、これは「電子保存ができない正当な理由がある場合」に限定され、税務署からの問い合わせ時に説明できる状態にしておく必要があります。
【MoneyForwardクラウドでの対応】 MoneyForwardクラウドの証憑管理機能を使えば、電子帳簿保存法の要件を満たした保存が可能です。スマートフォンで撮影した領収書のアップロード、PDFファイルのドラッグ&ドロップ、自動の検索可能化、訂正履歴の自動記録など、要件をすべて満たします。
【検索要件の3つのポイント】 (1)日付・金額・取引先のいずれかで検索可能であること (2)日付または金額の範囲指定検索が可能であること (3)2項目以上の組み合わせ検索が可能であること
【対応漏れのリスク】 対応が不十分な場合、(1)青色申告の承認取り消し、(2)税務調査での重加算税賦課、(3)経費として認められないケース、などのリスクがあります。
【今すぐ着手すべき5つのアクション】 (1)現状の電子取引データの種類と量を棚卸し (2)保存場所を決定(クラウド or 会計ソフト) (3)ファイル命名ルールを策定 (4)社内研修で運用ルールを周知 (5)定期的な保存状況の確認体制を構築
【当事務所のサポート】 メタワークス会計事務所、メタワークスコンサルティングでは、電子帳簿保存法への対応を全面的にサポートしています。クラウド会計の設定から運用ルール策定、社内研修支援まで、お気軽にご相談ください。
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